【テレワーク3つのルール】上司と夫がやってはいけない働き方とは

 連載中の「在宅&テレワークのポイント」へ多くのご反響を頂きありがとうございます。

 テレワークが新日常化(ニューノーマル)となりつつありますが、今回の新型コロナが来る随分前からもテレワークの達人達はすでに多くの方々がそれぞれ独自の生活習慣にあったテレワーク方法を実践されています。

 一方で今回新型コロナの影響で待った無しのテレワーク(主に在宅業務)をいきなり遂行されている方々は、自分の業務に合ったテレワークのやり方を試行錯誤で探されていると思われます。

 今回のメルマガは「テレワーク初心者」の方々向けに簡単にそのコツを整理しております。私個人の経験と周辺にいるテレワーカー玄人達の働き方から学んだものを、一例・参考としてまとめていますので、皆様のお役に立てることを祈ります!

 前回の記事までに、下記のポイント(1)、(2)までを詳細に紹介しました。今回は(3)ルールについてです。

▼在宅&テレワーキングの4つのポイント
ポイント(1)体調管理
ポイント(2)ツール
ポイント(3)ルール
ポイント(4)変化の受容

 円滑なテレワークのポイント(3)ルールを3つの視点で整理します。1つ目は「自分のルール」、2つ目は「家族のルール」、そして3つ目は「会社のルール」の3点です。

 ルールといっても必ずしも「厳守!」とする必要はなく(余計にストレスがかかりますので)、「ゆるい決め事」くらいで良いとは思います。特に会社のルールが整っていても、自分のルール(時間帯、成果管理)、家族のルールが明確でないと長期戦では持ちませんので要注意です!

金 英範 氏
オフィス設計事務所での勤務経験を経て、米大学院へFM修士留学。帰国後、外資系証券会社を中心にいくつかの企業の総務、FMをインハウスで20年以上実践。またコンサルティング、アウトソーシング事業などサプライヤーとしての経験も豊富。2012年メリルリンチ日本証券総務部長、2016年日産自動車コーポレートサービス統括部部長を経て、現職Workwell Technologies, Inc.の日本支社長。兼業のHite & Co.にて戦略総務、オフィス移転や自分達らしいワークプレース造り、ファシリティマネジメントの社内側アドバイザリー活動を活発に行っている。

自分のルール:会社での働き方のコピペをやめよう

 実は一番大変なのが自分のルールではないでしょうか。今まで在宅ワークを行なっておらず単純に慣れていないという理由からなので、仕方ないですね。

 強敵は、会社での仕事の延長で物事を進めようとするルーチンそのものです。例えば、1.朝起きてメールのチェックと対応、2.置き去りになった自分の作業やプレゼンなどに着手、3.ZOOM会議(1時間)×1日4本、4.上司部下との1on1@Web、5.外部業者との会議@Web、6.会議が終わってメールチェックしたらまた50件未読!ということがありがちではないでしょうか。

 Web会議も今までの延長線で「1時間刻み」なので、会議と会議の時間が無く、またWeb会議にて慣れない「接続」作業にも戸惑ってしまいます。

「えっと今はZoomだけど確か次の会議はGoogleHangoutだったな。あれ?会議召集メールはどこいった?やっと5分遅れでWeb会議に入ったが、皆ん先に進めていてキャッチアップにさらに5分、会議終わったら即次の会議…。頭の整理がつかない。何の件だったか思い出せない」

 こんな状況に身に覚えのある方はいませんか?そうです、上記の働き方は会社の働き方をそのまま在宅へコピーしただけなのです。場所が会社なのか家なのかの違いだけ。これでは会社にいた方がよっぽど効率が良いですね。

 会社なら会議と会議の間のちょっとしたトークで事が済んだり、移動時間もあり多少頭の整理ができたりトイレに寄ったり、水飲んだり気分転換もできたり、そんな時にばったり会った人と「ちょい3分トーク」ができたり。皆さん同じ条件なので、多少会議に遅れてもみなさんの表情は「場の雰囲気」、ホワイドボードに書き出している内容など周囲からのインプットが多く、状況把握キャッチアップもしやすいのです。

 図1はパーソル総合研究所が最近行ったウェビナーからの抜粋ですが、日本生産性本部の調査結果では、在宅ワークで仕事効率が上がった・やや上がった(計33.8%)という意見に対しやや下がった・下がった(計65%以上)が多くなっています。その原因の一部は「会社の働き方を在宅でやろうとしているから」にあるかと私は推測します。

▲(図1)自宅での勤務で効率が上がったか

 ではこの「会社の延長線上の仕事の仕方」で効率が落ちてしまわないためには、テレワーク(今回は在宅ワークに限ります)にて自分にどんなルールが必要なのでしょうか。まずは自分自身の「働き方」を変えるというルールが最初の関門です。以下は、私が行っている例として参考にしてください。

① メールチェックから1日を開始しない
② SlackとTeamsへまずは訪問する
③ すでにチームで組んであるグループごとに業務進行具合をキャッチアップ
④ 自分がレスまたはインプットすべきことにだけ反応する(LINEのようなもの)
⑤ SlackとTeams内にある参照添付やリンクは一応チェック

 ここまでの業務で約30分ですが、すでに相当のキャッチアップ&仕事が進んでいます。私の場合、ざっくりですが同時進行の8つのProjectの状況、問題点や解決策のイメージ、次のアクション、誰が進めているかなどが明確になる感じです。たった30分でここまで出来ます。

 そして必要に応じて急ぎ(っぽいもの)で連絡したいときにたまたまOn-lineになっている人がいたらその場でWeb会議ボタンを推してクイックで5分会議を行い、資料の共有やすり合わせなど、決定することは決定します。その会議の「録音」をSlackに貼っておいて後で皆がいつでも決定事項を確認できるようにする、など工夫しています。

 なんとなくお気づきの方もいらっしゃると思いますが、このスピード感は会社のリアル空間ではできません。まったく違った「アバターの自分」がバーチャル仕事空間へ出社し、その中で他のアバター達と仕事をリアルと半リアルの時間を行ったり来たりしながら進める、というイメージです。

 私もこの仕事の仕方ができるまでには1年以上かかりましたが、慣れてしまえば大したことはありません。むしろ自分の時間を確保できるタイミングも多く、間に妻の買い物を手伝ったり、娘の宿題をさくっとみてあげたりすることも十分可能です。(家族平和は地球平和。笑)

 図2のデータでもありますとおり、80%以上の人がテレワークへの継続意思を持っています。そのためにはまずは自らのルールを変えることが先決です(人は変えられない、変えられるのは自分だけなのです)

▲(図2)テレワーク継続意向

 このような働き方ができるようになったら、あとは時間の管理です。こちらは意外とシンプルです。

(1) まずは早起きで5000歩ほど歩く(40分くらいです)
(2) 午前中の仕事(上記働き方イメージ)は3時間ガッツリやり、その日の成果の80%は朝にあげる
(3) 午前中は原則Web会議をプランしない(集中したいから)
(4) 昼休みはきっちり2時間とる(家族とぶらっと外出もOK)
(5) 午後会議は45分のWeb会議を最大3本まで上限とする(優先順位をつける)
(6) 夕方は5時半までには仕事はいったん終える

 この(1)-(6)の間に、個人集中ワーク時間もガッツリ3時間、会議などでコミュニケーションも1日だいたい平均して20~30人くらい、家族との時間も確保でき、自分の時間も余裕あり。 あくまで私のケースですが、ご参考までに!

家族のルール:パートナーの負荷を取り除こう

 さて前述の自分ルールをそれとなく守った上で(厳守ではないです!あくまでゆるいルールです)、次に「家族のルール」です。私の妻は多少の仕事はありますが、80%は専業主婦という立場です。今回のコロナ禍において、世の専業主婦の方々は「こんなに夫が長い時間家にいるのは未曾有の経験」という感覚でいらっしゃるのではないでしょうか。

 アメリカの郊外にある巨大な家であればこれも気にならないでしょうが、そこそこの狭い空間で長い時間一緒にいるということは、どんなに平和な家族でもストレスは感じるのは仕方ないことです。子供がいらっしゃる家庭は、学校がある日とない日で状況は変わるものの、さらにケア(ルール)が必要になりますね。

 例えば私の場合は、

「家庭内の洗い物は在宅中は自分が担当」
「昼ごはんつくり担当」
「1日2時間、娘との遊び担当」

など簡単なルールをつくって妻と同意しています。

 この程度で十分です。要するに在宅によって主婦が一番負荷がかかっているのは「昼ごはん」のはずです。(朝と夜ごはんは直行直帰の夫であれば、通勤でも在宅でもそれほど大差はないかと思います)

 その一番の負荷をまずは取り除くこと。それで主婦の方のストレスは半減するでしょう。男女に関係なく、「上げ膳据え膳」をされるのは気持ちいいことです。昼ごはんくらいそれをしてあげることで、少しだけでも気持ちが和らぎます。

 こちらが忙しくてどうしても難しい場合は、Uber-Eatsでもなんでも注文してあげて、一緒に食べて後片付けをやってあげればそれで同じことですね。要するに私が昼ごはんの「Food Manager」(FM) になれば良いのです。あとは可能な範囲で子どものケアをすれば、テレワーク中も家族平和?笑

 あくまで参考です!

会社のルール:プロジェクト推進型の業務遂行をしよう

やってはいけないテレワークマネジメント

 さて最後に会社のルールです。こちらは会社によっては難問です。大半の会社がリモートワークを前提にした人事制度や評価制度が整っていないので、そこが一番の問題となります。

 よく言われるのが、指示がないので今日(今週)の仕事として何をやっていいのかわからない、会議ばかり召集されるが、何も決まらない(正直自分が出なくても良いのでは、と思っている)。Web会議の連続なので、家族も気を使うし(シ〜〜!静かに!)。これでは生産性は落ちるだけではなく、家族不和も生みますね。(殺気立ちます…)

 こちらよくある悪例を先に挙げておきます。

テレワークの成果が出ない悪例マネジメント:
・ 会話はメールでお願いします(関係者全員をCCにすること)
・ 会議はZOOMでお願いします
・ 議事録を取っておいてください(録音機能があるのでまだマシ)
・ 決定事項は皆へメールで共有をお願いします
・ スケジュールはOutlookでお互い確認しながらカレンダー管理をお願いします
・ ファイルは共有サーバーへ格納をお願いします
・ 各自の業務時間を確認するために、PCへのログイン状況が監視できるツールを入れます

 テレワークで実際に成果を出している会社(個人)の方なら、上記のこのやり方がまったくもって生産性が上がらない、ということは簡単に理解できますね。つまりそれは「オフィスでの働き方を、リモートにしただけ」だからです。

 働き方は何も変わってないのです。それならオフィスへ行ってしまったほうが、Face-to-Faceや偶発的な業務遂行やイノベーションも期待できるのでそのぶん有利となります。上記のようなリモート業務をしている企業はアフターコロナでは元の姿に戻るでしょう。

 特に会社、チームの上司はその言動、行動に要注意です。チーム状況や勤怠を把握する=成果が出る、ではないです。会社のルールとしては、プロセス管理をせずに短期的でもいいので「信頼」を置いて、ある一定期間(例えば1週間の成果報告など)での進捗管理を行うくらいにすることをお勧めします。

 テレワークは何よりも信頼関係、安心感をいかにつくれるか、これが成果を出す一番の鍵です。この辺は次のメルマガ「テレワークのポイント(4)変化の受容」にて詳細を紹介します。

ジョブ型成果管理へ徐々にシフトせよ

 会社のルールに関する最後のポイントですが、前述の「プロジェクト推進型の業務遂行」(多少アジャイルな)ができるかどうか、がやはりテレワークで生産性を上げる鍵となります。各自のミッション(責務)が明確かどうか(ジョブ型業務)で、テレワークの成果は大きく変わるということをまずは念頭に置き、それぞれのツールを使いこなすことが重要です。ツールはあくまでツールです。(単なる武器なのです) 

「ジョブ型」の職務や、JD(Job Description)型の採用になっている場合は、その職務の遂行と成果を定期的に評価すれば良いので、仕事の途中のプロセスは逐一見る必要はないですし、上司と部下の関係がリモートワークであっても円滑な距離感で行えるため、上記のような問題は起こりません。

「自分が必要ないと判断する会議は出ません」。一見協調性のない働き方のようにも見えますが、前述のとおり「Slack &/or Teams」的な働き方に変わっていれば何も怖いものはありません。調和がとれていなかった部分はすぐにキャッチアップできます(まさにLINEの未読50件なんてすぐに追いつく、的な感じです)。 

 テレワークによる中長期の成果(オフィスのコスト削減、働く選択肢の多様化、社員エンゲージメント向上など)を目指したい企業は、まずはこの際検討すべきは「ジョブ型」への布石として、各スタッフのポジションごとの「JD」をいったんつくってみることを推奨します。

 それが社員のモチベーションを上げ(「あっ私の仕事と責務はそれなのね」という認識が大事)、その明確さによりテレワーク中の不安もなくなり、プロセス管理をしなくとも結果的に成果が出るようになるからです。

キャリアUP思考を醸成しよう

 JDを明確にすることにより、社員はそのミッションに自分が追いつかない(大抵そうです)と感じた際には、その足りないものは自分で学ぶというアクションを自然に取り始めます。テレワークなら学ぶ機会は得られやすく、公開ウェビナーなどじゃんじゃん自分で参加することが可能です。

 これが会社の「継続的な成長」の源泉となり、競争力がつきます。最初の一歩は大変ですが、まずは各スタッフの今年のミッションJDを作成し、それを1on1にて同意しながらプロセス管理ではなく、ミッション管理していくことをルール化してみることをお勧めします。

 アフターコロナへ向けて、このあたりが変われるかどうかが競争力の違いになるでしょう。

セキュリティの管理をどう考えるか

 セキュリティ上の管理も難しくなりますが、ツールを使ったコミュニケーションだからNGという風には私は思わないです。Face-to-Faceの夜な夜なの密会のほうが、よっぽど情報漏えいなどセキュリティ上の問題があるのでは?と思うからです。これはシステムの問題ではなく、最後は個人のプロ意識の問題なのでセキュリティの話はここでは避けておきます。

つまり会社がルールとして設定すべきは下記だと提言します:

(1) 普段と同じ働き方を社員へ求めない
(2)プロジェクト管理型のツールをまずは導入し、その中で社員を多少泳がす(あまり逐一チェックしない)

 いずれのやり方でも、まずは試してみて自分なりの(会社なりの)ベストな組み合わせを探していくのが良いのではないでしょうか。皆様のテレワークと在宅ワークが上手くいくことを応援しています!



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