今こそ「オフィススペース削減と福利厚生充実」のチャンス

 在宅ワークの拡大により、オフィスの目的や存在意義が問われています。この度、外資系企業の総務責任者を歴任されている金英範プロに「オフィス削減と福利厚生充実による社員活性化」をテーマにコラムを執筆いただきました。

金 英範 氏
オフィス設計事務所での勤務経験を経て、米大学院へFM修士留学。帰国後、外資系証券会社を中心にいくつかの企業の総務、FMをインハウスで20年以上実践。またコンサルティング、アウトソーシング事業などサプライヤーとしての経験も豊富。2012年メリルリンチ日本証券総務部長、2016年日産自動車コーポレートサービス統括部部長を経て、現職Workwell Technologies, Inc.の日本支社長。兼業のHite & Co.にて戦略総務、オフィス移転や自分達らしいワークプレース造り、ファシリティマネジメントの社内側アドバイザリー活動を活発に行っている。

広がるリモートワークとオフィス削減の波

新型コロナウイルスの影響により、多くの企業が在宅を中心としたリモートワークを余儀なくされています。中には、リモートワーク自体が初めての試みで、運用方法に戸惑い、成果が出せずにいる会社もあるのではないでしょうか。

一方で、実際にやってみて

「意外と簡単だし、便利」
「移動時間がない分、楽だ」
「今まで時間調整できず断っていた会議も、簡単に実現可能となった」

などポジティブな側面があることも明らかになってきました。

 業種によっては、アフターコロナ(withコロナ)へ向けてオフィススペースの削減をすでに内部に指示されている企業も増えています。これは日本に限らずグローバル企業でも同じ傾向です。

 コロナ収束後のオフィスのあり方とはどのようなものなのでしょうか。 実は、そのキーワードは意外とシンプルであり、「ハード(もの)からソフト(ひと、こと)へのさらなるシフト」が考えられます。

 その具体的な施策例として、今回はオフィススペース(ハード)から福利厚生(ソフト)をテーマに、「オフィス新時代」を私なりの経験知とグローバル、国内企業の動きを見ながら解説していきます。

「スペース2割削減」と「福利厚生充実化」の具体的手法

 リモートワークの浸透と個々の働き方の変化を受けて、まずは本社オフィスのリアルスペースについて再考する必要があります。これはグローバル企業ではやや先行して議論になっており、実際に方針を表明している企業も出てきています。したがって、その傾向と正攻法をいくつか見ておくことが重要です。

 日本国内においても、ある大企業は「スペース50%削減」をベースに、オフィスのあり方(位置付け)や機能、デザイン、社員への働き方推奨とそのトレーニング方法などの大幅な改革と、その一方で、充実した福利厚生やサポート体制の構築に向けた計画・整備を開始しています。

 おそらく、改革の動きが早い企業と遅い企業では大きなビジネスの差が出るのは自明でしょう。それこそがポストコロナ経済競争と呼べるかもしれません。

 リアルスペースの削減とレイアウト変更、そして働き方改革を同時に実現することにより、コスト換算で社員1人あたり20万円〜50万円の固定費削減が可能となります。これは以前からも正攻法として色々な企業が実行してきました。

 ただし、今回アフターコロナで重要なのはその削減した中から1人20万円相当の「正しい投資」を実行することです。具体的には「福利厚生関連サービスの充実」や「ワークプレースデザインの変更」、「ITツールの充実」などが挙げられます。これらを抱き合わせた総合戦略とプロジェクト立ち上げによって、社員のモチベーションUPと快適なワークライフが実現可能となるのです。

 財務的な観点でみると、バランスシートとP/L、CFの観点でコントロールすることで結果的にROA(総資本利益率)が向上する土台ができます。

ゴールは「社員のエンゲージメントとパフォーマンスの向上」

 前述のとおり、スペースおよびコストの削減は目的ではなく、あくまで手段であることを忘れてはいけません。ただの削減だけではコロナ生活で疲弊してオフィスに戻ってきた社員のモチベーションがさらに下がってしまいますし、そもそも会社への信頼感など持てなくなってしまいます。退職する人も増えかねません。

 新型コロナによる被害は大きいものの、その一方で諸々の働き方の変化や人々の考え方のパラダイムシフトによって、結果的にこの「新しい、ポジティブな目標設定」ができるチャンスを与えられたのも事実です。真の目的(ゴール)である、社員のエンゲージメントとパフォーマンスの向上に向けて、まさにチャレンジすべき好機だと考えます。

経営者と総務に必要なパラダイムシフト

 今回のオフィス&福利厚生変革は従来ありがちな、「総務単独」、「人事部単独」からの提案を受けるだけでは絶対に実行不可能です。各部署の予算内、または追加予算で提案するしかないため、実行が停滞してしまい致命的なタイムラグを生んでしまいます。また、ユーザーの声を丁寧に聞くだけでも答えは出ないでしょう。むしろ間違った方向へ行ってしまい、対応がかえって遅くなるリスクさえあります。

 そこで、経営者の考え方もパラダイムシフトが必要になってきます。前述のプロジェクトを立ち上げるにも「予算は無い」ではなく「予算はベースライン内でつくる」のです。そして、その予算の源泉は固定費(ベースライン)であるスペースコストから捻出できます。新型コロナの前には実現が難しかった「スペース削減+働き方変革」の抱き合わせプロジェクトが今なら実現可能となったのです。

 実務的には、前述のプロジェクトを社内決定したあとに、総務と人事の成果目標をセットし「総務予算」から「人事予算」へ予算振替を戦略的に行うことです。それをPLへ影響しないベースラインバジェット内で実行するのです。

 これらの、総務+人事部の提案に対する最終判断こそが経営者の仕事です。外資系企業ではCOO(チーフ・オペレーティング・オフィサー)という職務が明確にあり、その権限内で人事予算と総務予算のさじ加減をコントロールできるため、上記のような判断は定期的に行われています。

 しかし、縦割り予算管理型の日本大企業には少しハードルが高い作業です。ただし、今その決断を経営者が出来ないと未来はないでしょう。その決断をするメリットと、しない被害(何も変わらない、そしてジリ貧へ)は計り知れないほどのビジネス格差を生むと思われます。一方で、COO的なポジションがある可能性が高い中小企業には割とスムーズに進むプロジェクトとなることでしょう。

金プロご登壇のWEBセミナーのご案内

アフターコロナのオフィス戦略
-スペース20%−50%削減と福利厚生充実を抱き合わせることで実現する働きやすさ改革-

 コロナ禍をきっかけに広がる在宅ワークの浸透により、オフィスの意義や目的が大きく変わろうとしています。
 今回、総務のプロフェッショナルとして外資企業および日本企業の総務責任者を歴任されてきた金英範様をゲストに迎え、これからのオフィスのあり方やスペース削減と福利厚生サービス充実の両輪実現による社員エンゲージメント向上の方法、そして同時に実現させるITインフラ拡充を含めた総合戦略と計画の手順などを具体的に伺います。

▼こんな方におすすめ:
・テレワーキング成果を受けて、オフィス削減・改革をお考えの経営者・総務人事の方
・社員のエンゲージメント向上に興味のある方
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▼内容
・金英範プロによるプレゼンテーション
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▼日時
5月28日(木)17:00-18:00
※16:55より入室可能

▼配信方法
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▼参加料
無料



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