外注とは？業務委託との違いや活用のメリットを解説

外注とは、一般的に自社の仕事を社外へ依頼することを指します。しかし最近では、従来は社員が担っていたような業務内容も外注されるケースが増えてきています。

本記事では、外注とは何なのか、そのメリットやデメリット、活用する際の注意点などを解説します。

外注の意味とは

一般的に「外注」とは「自社の仕事を社外に発注すること」を示します。ですが、特定の契約形態などを指しているわけではなく、自社業務を社外に依頼することを広義で捉えている言葉です。

具体的には、派遣や業務委託、請負などの異なる契約形態が想定され、発注先は企業もあれば個人の場合もあり、規模も大小ありえるなど、さまざまなものが含まれています。

「外注」「委託」「請負」の違い

「外注」と似た言葉として、「委託」「請負」があります。外注は委託や請負を含めた広い意味を指す言葉です。

「委託」発注者が依頼した業務を受注者が実行する形態
「請負」受注者は依頼された業務の完成を約束し、発注者は成果物に対して報酬を支払う形態
となり、この二つの大きな違いは「成果物を求められるかどうか」という点です。

例えば、事務代行などの「委託」では、業務遂行に対する責任を負いますが、明確な成果物がない場合も多く、一般的には業務の結果責任までは問われません。

一方、部品製造や建築などの「請負」では、完成した成果物の納入と、その品質などに関する責任まで問われます。

ただし「委託」であっても、契約の内容次第では業務遂行をした結果責任を求められることがあります。

外注と業務委託の契約上の違いとは

外注は、社外への業務依頼を広義にいう際に使う言葉ですが、その一般的な契約形態の一つが「業務委託」です。つまり、業務依頼も含めた広い意味での言葉が「外注」なのです。

業務委託契約では、委託先と委託元の間で、「業務内容」として詳細な内容をできる限り具体的に決めます。あわせて、「報酬」として金額や算定方法、支払時期と支払方法、サービス提供などのノウハウ利用に関すること、成果物の納品が求められている場合はその納品方法や所有権に関することなどを取り決めて契約を行います。
委託元とのトラブル回避のためにも、詳細な取り決めをすることが望ましいでしょう。

外注費と給与の税務上の違い

外注費として支払う対価と、給与との違いは以下のとおりです。

・外注費
外注費は、一部業種や業務に関する報酬を除いて源泉徴収は不要です。支払いは消費税がかかり、課税仕入取引として控除可能です。社会保険料の負担も不要です。

・給与
雇用形態はさまざまですが、すべての場合で、給与支給時に所得税の源泉徴収義務があります。また、雇用主は社会保険への加入義務があり、保険料の負担が必要です。不課税取引なので消費税はかかりません。

「外注費」と「給与」の税務上の区別は、契約内容や業務実態によって客観的に判断されます。
例えば「業務遂行で具体的な指揮監督を受けている」「対価が労働時間によって決められている」といった場合は、雇用と同等の関係とみられて、その報酬は「給与」と認定される可能性が高くなります。独自の判断で、安易に「外注費」として処理することは避けたほうがよいでしょう。

外注する3つのメリット

企業が自社業務を外注するメリットとして、大きなものは以下の3点です。

コストの削減

外注を活用するメリットの中で、もっとも大きいのはコスト削減効果です。

期間限定のプロジェクトや繁閑差の大きな業務では、社員を雇用する負担が大きい可能性があります。外注であれば、業務状況に応じて柔軟に対応できます。

また、特定業務に熟練している人材に外注を依頼することで作業時間の短縮ができるなど、大きなメリットがあります。

業務の効率化

日常業務の中には、書類発行やデータ入力などの定型業務があります。このような業務を外注化することで、それに要していた内部の時間や労力の大幅な削減が可能です。社員は空いた時間や労力を使い、社内でしかできないコア業務などに注力できるようになります。

作業や成果物の質の向上

例えばシステム関連のように高い専門性が必要な業務では、自社内のノウハウだけで対応が難しい場合が多くあります。そのため作業効率や成果物の品質の面でも、外注するほうがメリットの大きいケースがあるでしょう。

外注する2つのデメリット

一方で、外注にはデメリットも考えられます。

情報漏洩のリスク

業務を外注する際には、社内情報を外部と共有する必要があるため、内製する場合に比べて情報漏えいのリスクが高くなります。情報管理の安全性を外注先にも求めなければならず、いつでもリスクと隣り合わせである点は、デメリットの一つと言えるでしょう。

社内にノウハウが蓄積しない

外注に業務を任せると、社員がその業務を経験する機会が失われ、その業務に関する知識や技術、ノウハウが社内に蓄積されなくなってしまいます。

自社で対応しなければならなくなっても容易に切り替えられず、社員がノウハウを学びマニュアル化する時間が必要になることは大きなリスクでしょう。

外注を迷った場合にチェックする4つのポイント

業務内容や状況によっては、外注に依頼するか、それとも社内で対応するかで迷うケースがあるでしょう。外注の活用が適しているかどうかを判断するポイントには、以下のようなものがあります。

コスト削減につながるか？

最も重要なポイントは、外注を活用することで、その業務を社内で行う場合に比べてコスト低減になるかです。

このコストは、人件費だけでなく、備品などの設備費用、オフィス賃料、業務管理のマネジメントコストなどが含まれます。

さらに中長期的なランニングコストも考慮しなければなりません。これらの総額コストを比較した上で判断しましょう。

業務の専門性や難易度が高いか？

専門性や難易度の高い業務では、対応できる人材が社内にはいない可能性も高くなります。この業務を社内で対応するために人材を採用しようとすると、かかる手間や費用、雇用条件の高さなどにより、難航するおそれがあります。

このような場合は、外注を活用するほうがメリットは大きくなるでしょう。

社内の業務負荷は高い状況か？

社内で業務を行うには、社員の誰かが担当することになり、それによって業務の偏りが生じて過剰な業務負荷が発生したり、その他の業務が滞ったりする可能性があります。

社内での業務対応の体制作りが難しい、担当部署の業務負荷がすでに高いという場合には、外注の活用が適しているといえるでしょう。

ノウハウ蓄積が必要な業務か？

業務を外注すれば、そのノウハウは基本的に外注先に蓄積されることになり、これが長期間続くことで、その業務に精通した社員がいなくなってしまう状況が起こり得ます。

社内で業務知識やスキルの蓄積が必要な業務は外注すべきでなく、必要ない業務であれば外注を積極的に活用することで業務効率を高められます。

外注を使った事例紹介

外注を使った具体的な業務の事例を紹介します。

社内システム開発業務

自社に必要なシステムの開発は、技術力が必要になるため、社内だけで対応することが難しく、外注されることが多い業務の一つです。

まず契約時に、成果物の内容や納期、納品後の障害対応ほか瑕疵期間などを詳細に取り決めます。スケジュールの初期段階では、まずシステム要件を十分に確認し、その後は打ち合わせを通じて仕様の詳細な確認を進め、進捗状況を把握しながら開発を進めていきます。

システム要件を確実に満たすためには、外注先に丸投げせず、丁寧なコミュニケーションを取るなど、発注元も主体的にかかわっていくことが重要です。

営業支援業務

営業活動の支援も、外注可能な業務です。営業の支援業務は、顧客リスト作成、アポイントと訪問、商談からクロージングまで、どの段階でも対応できます。

外注する業務内容や範囲を詳細に確認して契約し、互いに情報を共有しながら活動することで、営業力の強化と業績向上につなげることができるでしょう。

経理事務業務

企業では決算や税務調査対応を社外専門家の税理士などに委託していることは珍しくありませんが、通常の経理事務業務も外注できます。

例えば、記帳代行、経費精算、給与計算、売掛金・買掛金の管理、見積書や請求書の発行、銀行の入出金管理や振込手配など、ほぼすべての経理事務を外注できます。

熟練した作業担当者によって、正確に効率よく業務を遂行できる点が大きなメリットといえるでしょう。

まとめ

労働人口減少の状況下で今後の自社の成長を考えた際、外注をはじめとした社外人材をいかに活用するかは非常に重要なポイントです。

最近では、業務委託先を紹介する人材サービスなどもあり、このようなものの活用を検討してもよいでしょう。外注との協業は積極的に進めていくことが必要です。

執筆者プロフィール：
小笠原隆夫（人事コンサルタント）
IT企業でエンジニア職、人事部門長として関連業務に携わる。2007年より「ユニティ・サポート」代表として人事・組織コンサルティングに従事。著書に『リーダーは空気を作れ！』（アルファポリス）。ほかウェブのコラム執筆多数。